WEJŚCIEE-mail / PDF
Nowe zapytanie o transport
Zrealizowany system / opis wdrożenia 01
Od maila do Trans.eu, dopasowanych przewoźników i kontaktu jednym kliknięciem.
Dla firmy spedycyjnej zbudowaliśmy dedykowany system, który odczytuje zapytania, przygotowuje dane ładunku, publikuje oferty i wykorzystuje historię firmy do wskazania przewoźników pasujących do nowej trasy. Spedytor wybiera odbiorców i zatwierdza wysyłkę gotowej wiadomości przez e-mail, SMS lub WhatsApp.
Zobacz cały proces Gmail · Trans.eu · TMS · AI · SMS · WhatsApp
FTL24 t13,6 m
- Kalisz → Bremen
- Poznań → Bremen
- Wrocław → Hamburg
- 01Przewoźnik Atrasa · pojazd · współpraca
- 02Przewoźnik Bregion · preferencje
04WYBÓR SPEDYTORA2 z 8 odbiorców
E-MAILSMSWHATSAPP
WYŚLIJ WIADOMOŚĆ →
01Mniej ręcznego wystawiania ofert
02Szybszy dobór z historii firmy
03E-mail, SMS lub WhatsApp jednym kliknięciem
01 / PROBLEM
Jeden ładunek, kilka ręcznych pętli
Nowe zapytanie uruchamiało serię ręcznych czynności wykonywanych osobno.
Informacje przychodziły w różnych formatach. Trzeba było odczytać dane ładunku, przygotować warianty, wystawić i pilnować ofert, a później szukać właściwych kontaktów w historii zleceń oraz arkuszach.
- 01E-mail lub PDF
- 02Odczytanie i przepisanie danych
- 03Ręczne przygotowanie ofert
- 04Publikacja i odświeżanie
- 05Przeszukiwanie historii kontaktów
- 06Osobne wysyłanie każdej wiadomości
- 01Poczta uruchamia proces
- 02AI porządkuje dane
- 03System kontroluje i publikuje
- 04Historia podpowiada przewoźników
- 05Spedytor wybiera odbiorców
- 06E-mail, SMS lub WhatsApp jednym kliknięciem
02 / SYSTEM
Co zostało zbudowane
Automatyzacja obejmuje cały obieg — nie tylko pojedynczy przycisk.
Poszczególne elementy działają jako jeden proces. Każdy kolejny krok korzysta ze sprawdzonych danych z poprzedniego — bez ponownego przepisywania.
01
Pobieranie zapytań
System pobiera nowe zapytania z poczty i rozpoznaje wiadomości oraz załączone dokumenty związane z ładunkiem.
02
Odczyt i kontrola danych
AI odczytuje informacje o trasie, terminach, pojeździe, wadze i pozostałych parametrach. Braki oraz niepewne pola są wyraźnie oznaczane.
03
Warianty oferty
Na podstawie jednego zapytania system może przygotować kilka wersji oferty z różnymi lokalizacjami i parametrami.
04
Obsługa Trans.eu
Oferty są publikowane, odświeżane i zamykane zgodnie ze stanem ładunku. Status oraz ewentualny błąd pozostają widoczne.
05
Przeszukiwanie historii
Dane z wcześniejszych zleceń w TMS-ie i arkuszach pomagają odnaleźć przewoźników związanych z trasą, regionem lub typem pojazdu.
06
Dobór i kontakt
Spedytor otrzymuje listę wraz z powodem dopasowania, wybiera jednego, kilku albo wszystkich przewoźników i jednym kliknięciem wysyła gotową wiadomość przez e-mail, SMS lub WhatsApp.
AIodczytuje i porządkuje
→wiadomości, dokumenty i dane zapisane w różny sposób
SYSTEMsprawdza i wykonuje
→wymagane pola, warianty, statusy i publikację
CZŁOWIEKwybiera i zatwierdza
do jednego, kilku lub wszystkich wskazanych przewoźników
RĘCZNY KROK MIĘDZY NARZĘDZIAMI?Zobacz, jak projektujemy kontrolowaną wymianę danych z TMS-em.
Integracje TMS →03 / WARTOŚĆ
Efekt operacyjny
Nie chodziło o „wdrożenie AI”. Chodziło o mniej czasu przy każdym zapytaniu i szybszą drogę do przewoźnika.
System przejmuje powtarzalną pracę związaną z danymi, publikacją i przygotowaniem kontaktu. Obniża koszt obsługi zapytania, a spedytor zachowuje decyzję o wyborze odbiorców i wysyłce.
01
Niższy koszt obsługi zapytania
System odczytuje dane, publikuje warianty ofert i odświeża je bez powtarzania tych samych czynności przez spedytora.
02
Więcej zapytań obsłużonych tym samym zespołem
Mniej ręcznej publikacji, szukania i osobnej wysyłki oznacza więcej czasu na decyzje, negocjacje i kolejne ładunki.
03
Szybsza droga do dostępnego auta
Krótka lista pasujących przewoźników i kontakt jednym kliknięciem skracają drogę od nowego zapytania do pierwszych odpowiedzi.
04
Wiedza firmy pracuje dla całego zespołu
Historia tras, pojazdów i wcześniejszej współpracy jest wykorzystywana niezależnie od tego, kto akurat prowadzi ładunek.
04 / KONTROLA
Automatycznie nie znaczy bez nadzoru
Nietypowy przypadek nie może zniknąć w tle.
✓
Brakujące i niepewne dane są oznaczane, zamiast być automatycznie zastępowane przypadkową wartością.
✓
Status publikacji pozostaje widoczny. Błąd można sprawdzić i obsłużyć.
✓
Odświeżanie i zamykanie ofert wynika ze stanu ładunku, a nie z niezależnego automatu bez kontekstu.
✓
Rekomendacja pokazuje powód dopasowania. Pracownik wybiera odbiorców i dopiero wtedy uruchamia wysyłkę.
!
Zakres podobnego wdrożenia zawsze zależy od dostępu technicznego, warunków licencji i możliwości systemów używanych przez daną firmę. Dotyczy to również dostępności wysyłki przez e-mail, SMS i WhatsApp. Najpierw sprawdzamy dostęp — dopiero później określamy zakres.
Proces opisaliśmy bez nazwy klienta i danych pozwalających rozpoznać jego działalność. Poufność jest częścią wdrożenia, nie przeszkodą w pokazaniu, jak działa rozwiązanie.
Czy podobny proces działa dziś ręcznie?
Pokaż, jak dziś obsługujecie jeden ładunek. Sprawdzimy cały obieg.
Bez specyfikacji i bez prezentacji sprzedażowej. Najpierw sprawdzimy, które kroki można bezpiecznie przejąć i czy całość może się opłacić.
Pokaż nam ten proces