DEDYKOWANA SKRZYNKAE-mail + załącznik
Nowe zlecenie transportowe
Zrealizowany system / opis wdrożenia 02
Zlecenie przychodzi mailem. Do fireTMS trafia bez przepisywania.
Dla firmy spedycyjnej zbudowaliśmy automat działający w tle między dedykowaną skrzynką a fireTMS. Odczytuje dokument, porządkuje dane, sprawdza klienta i duplikaty, a gdy wynik jest jednoznaczny — tworzy ładunek. W przeciwnym razie odsyła informację, co wymaga sprawdzenia.
Zobacz cały proces Gmail · PDF / DOCX / TXT · AI · fireTMS API
- ✓Trasa i terminy
- ✓Ładunek i wymagania
- ✓Stawka i waluta
Klient dopasowanyPEWNY WYNIK
DuplikatNIE ZNALEZIONO
Numer zlecenia: 1342/07/2026
Odpowiedź wraca w tym samym wątku
01Standardowe zlecenia bez przepisywania
02Kontrola klienta i duplikatów przed zapisem
03Zatrzymane sprawy opisane w tej samej skrzynce
01 / PROBLEM
Każdy dokument wygląda inaczej
Zlecenie było gotowe. Mimo to ktoś musiał przepisać je pole po polu.
Dokument przychodził jako PDF, skan albo plik w obcym układzie. Pracownik odczytywał trasę, terminy, stawkę i wymagania, znajdował klienta, sprawdzał wcześniejsze wpisy, a potem ręcznie tworzył ładunek w TMS-ie.
- 01Otwarcie wiadomości i załącznika
- 02Odczytanie różnego układu dokumentu
- 03Przepisanie trasy, ładunku i stawki
- 04Odszukanie klienta w TMS-ie
- 05Sprawdzenie, czy zlecenie już istnieje
- 06Zapis i ręczna obsługa błędów
- 01Zlecenie trafia na dedykowaną skrzynkę
- 02AI odczytuje dokument i kontekst maila
- 03System porządkuje i sprawdza dane
- 04Kontroluje klienta i duplikaty
- 05Tworzy sprawdzony ładunek w fireTMS
- 06Odsyła wynik albo informację, co trzeba poprawić
02 / SYSTEM
Co zostało zbudowane
Nie tylko odczyt dokumentu. Cała droga od skrzynki do gotowego ładunku.
Odczyt danych jest tylko pierwszym krokiem. System musi jeszcze wiedzieć, kiedy może zapisać zlecenie, kiedy ma je zatrzymać i jak jasno przekazać wynik pracownikowi.
01
Zlecenia z jednej skrzynki
System działa w tle i obsługuje wiadomości kierowane na dedykowany adres. Wystarczy wysłać lub przekazać tam zlecenie.
02
Dokumenty i skany
Odczytuje załączniki PDF, DOCX i TXT — również zeskanowane PDF-y oraz zlecenia przygotowane po polsku, angielsku lub niemiecku.
03
Dane gotowe dla TMS-u
Porządkuje trasę, wiele punktów załadunku i rozładunku, terminy, ładunek, stawkę, walutę oraz wymagania operacyjne.
04
Dopasowanie klienta
Sprawdza dane klienta w fireTMS. Gdy wynik nie jest jednoznaczny, zatrzymuje proces zamiast przypisać zlecenie do niewłaściwej firmy.
05
Kontrola przed zapisem
Weryfikuje wymagane dane, sprawdza duplikaty i stosuje reguły fireTMS. Niepewny przypadek nie przechodzi jako poprawne zlecenie.
06
Zapis i odpowiedź
Jeżeli dane przejdą wszystkie kontrole, ładunek powstaje automatycznie w fireTMS. Etykieta Gmail i odpowiedź w tym samym wątku pokazują wynik albo wskazują, co trzeba poprawić.
AIodczytuje i porządkuje
→różne dokumenty, języki, układy oraz treść wiadomości
REGUŁY SYSTEMUkontrolują dane przed zapisem
→sprawdzają wymagane pola, klienta, duplikaty i właściwe miejsca w TMS-ie
WYNIKzapis albo jasna informacja o problemie
fireTMS otrzymuje sprawdzone zlecenie, a pracownik wie, co wymaga uwagi
03 / AUTOMATYZACJA
Od wiadomości do sprawdzonego zlecenia
Jak działa automatyzacja zleceń transportowych?
Automatyzacja nie zaczyna się od samego TMS-u. Najpierw system rozpoznaje zlecenie, odczytuje dokument i porządkuje dane. Dopiero po kontroli tworzy wpis albo zatrzymuje sprawę i wskazuje pracownikowi, co trzeba sprawdzić.
01
Co uruchamia proces?
Wiadomość wysłana lub przekazana na dedykowaną skrzynkę. Zlecenie może znajdować się w treści maila albo w załączniku PDF, DOCX, TXT czy skanie.
02
Jakie dane odczytuje system?
Trasę i punkty pośrednie, terminy, ładunek, stawkę, walutę oraz wymagania operacyjne — również z dokumentów o różnych układach i w kilku językach.
03
Co sprawdza przed zapisem?
Czy nie brakuje wymaganych danych, czy klient został dobrze dopasowany, czy zlecenie spełnia warunki zapisu oraz czy nie zostało już wcześniej utworzone.
04
Czy działa tylko z fireTMS?
Nie. Podobną automatyzację można połączyć z innym TMS-em, jeżeli pozwala on bezpiecznie wymieniać dane — przez API, import lub inną dostępną metodę.
SPRAWDZONY OBIEGWiadomość lub dokument → odczyt danych → kontrola → zapis w TMS-ie albo informacja, co trzeba sprawdzić
SZUKASZ PODOBNEGO ROZWIĄZANIA?Zobacz możliwy zakres automatycznej obsługi zleceń.
04 / WARTOŚĆ
Efekt operacyjny
Nie chodziło o „odczytywanie PDF‑ów”. Chodziło o mniej czasu i niższy koszt obsługi standardowego zlecenia.
Automat wykorzystuje istniejącą skrzynkę i istniejący TMS. Obsługuje standardowe zlecenia, dzięki czemu pracownik ma więcej czasu na sytuacje, które naprawdę wymagają decyzji.
01
Niższy koszt standardowego zlecenia
Dane trafiają do właściwych pól bez ręcznego odczytywania dokumentu i przepisywania każdej informacji do TMS-u.
02
Więcej czasu na pracę wymagającą decyzji
Standardowe zlecenia są obsługiwane w tle, więc pracownik zajmuje się klientem, przewoźnikiem i nietypowymi sprawami zamiast obsługiwać każdy zapis.
03
Mniejsze ryzyko kosztownych pomyłek
Kontrola klienta, wymaganych danych i duplikatów ogranicza błędne przypisania oraz wielokrotne utworzenie tego samego ładunku.
04
Problem nie znika po cichu
Odpowiedź w skrzynce wskazuje, czego zabrakło albo dlaczego fireTMS nie przyjął zapisu, dzięki czemu wiadomo, co wymaga reakcji.
05 / KONTROLA
Automat musi umieć się zatrzymać
Niepewne zlecenie nie może wyglądać jak poprawny zapis.
✓
Niejednoznaczny klient zatrzymuje proces. System nie przypisuje zlecenia do firmy tylko dlatego, że jej nazwa wygląda podobnie.
✓
Duplikat nie tworzy drugiego ładunku. Kontrola działa zarówno na poziomie wiadomości, jak i danych zapisanych w fireTMS.
✓
Brak ważnej informacji wraca z konkretnym opisem. Dane można poprawić lub dopisać i przesłać zlecenie ponownie.
✓
Odrzucenie przez fireTMS pozostaje widoczne. Odpowiedź wskazuje, że zapis się nie udał, zamiast pozostawić fałszywe wrażenie sukcesu.
!
Zakres podobnego wdrożenia zależy od dostępu do skrzynki, API używanego TMS-u, pól dostępnych na koncie oraz reguł skonfigurowanych w danej firmie. Najpierw sprawdzamy rzeczywisty obieg i dostęp — dopiero później określamy, co może zostać zapisane automatycznie.
Opis pokazuje rzeczywistą logikę wdrożenia bez nazwy klienta, jego dokumentów i konfiguracji fireTMS. Przykładowe dane w wizualizacji są anonimowe i służą wyłącznie pokazaniu obiegu.
Ile zleceń nadal przepisujecie ręcznie?
Pokaż jedno przykładowe zlecenie i sposób zapisu w TMS-ie. Sprawdzimy całą drogę.
Bez przygotowywania specyfikacji. Najpierw ocenimy dokumenty, dostęp do systemu oraz sytuacje, które rzeczywiście wymagają decyzji pracownika.
Pokaż nam ten proces